Moet je je druk maken over werkdruk?
Ja en nee. Werkdruk hoort bij werk en een drukke week is geen probleem. Het wordt wel een probleem als de druk te hoog is en te lang duurt zonder dat je herstelt. De vraag is dus niet of er werkdruk is. De vraag is waar die vandaan komt en wat je eraan kunt doen.
Bronnen: TNO NEA (2023), VZinfo (2023)
Werkdruk is voor iedereen iets anders
Ik heb tientallen werkdruktrainingen gegeven en onder meer een werkdrukprogramma opgezet voor het Ministerie van Economische Zaken. In die sessies haal ik met groepen medewerkers de oorzaken van werkdruk op. Dat kan eenvoudig in een interactieve sessie, bijvoorbeeld met Mentimeter. Iedereen antwoordt anoniem op zijn telefoon en de uitkomsten staan direct op het scherm.
Ik stel dan drie vragen.
Dan zie je dat werkdruk voor lang niet iedereen hetzelfde is. Wat de één als druk ervaart geeft de ander juist energie. Omdat de antwoorden anoniem zijn durven mensen ook te noemen wat ze in een overleg niet snel zeggen.
Twee soorten oorzaken
In de sessies komen steeds twee soorten oorzaken naar voren. Een deel zit in de organisatie en heeft te maken met leiderschap en cultuur. Een ander deel zit in het eigen gedrag van mensen.
- Geen prioriteiten stellen, of alles prioriteit geven
- Te korte deadlines
- Inefficiënte processen
- Systemen die niet meewerken
- Moeilijk nee kunnen zeggen
- Geen eigen prioriteiten stellen
- Weinig pauzes en beweging
- Te weinig slaap en ontspanning
Dat onderscheid is belangrijk. Wie alleen naar de organisatie kijkt vergeet wat mensen zelf kunnen doen. Wie alleen naar het individu kijkt legt het probleem bij de medewerker terwijl de oorzaak in het werk zit. Je hebt beide nodig.
Dat past bij wat onderzoek laat zien. In het JD-R-model is werkdruk een taakeis. Hulpbronnen zoals regelruimte en steun bepalen hoe zwaar die weegt. Lees daarover meer in Bevlogenheid is geen luxe.
Zelfzorg kun je leren
Goed voor jezelf zorgen is geen karaktertrek. Het is iets wat je kunt leren. Nee leren zeggen hoort daarbij en je eigen prioriteiten stellen ook.
Wat vaak wordt vergeten is gezond gedrag. Hoe je voor je lichaam zorgt bepaalt voor een deel hoe fris je hoofd is, hoe goed je presteert en dus ook hoe zwaar je de werkdruk ervaart. Wie de hele dag stil achter zijn laptop zit wordt minder scherp, vaak zonder het te merken.
Onderzoek ondersteunt dat. Een overzichtsstudie van 22 onderzoeken laat zien dat korte pauzes tot tien minuten samengaan met meer energie en minder vermoeidheid.
Wat kun je als organisatie doen?
De training: twee sessies van twee uur
Deze aanpak heb ik vertaald naar een korte training voor teams.
In de eerste sessie halen we de oorzaken van de werkdruk op. Ik deel kennis en inspiratie en de deelnemers maken een plan van aanpak om de werkdruk te verlagen, voor zichzelf en voor hun team. Ik sta ook stil bij modellen van gedragsverandering zodat ze weten hoe ze een verandering volhouden.
Daarna gaan ze ermee aan de slag. In de tweede sessie halen we de oogst op. We bespreken wat er is veranderd en spreken vervolgstappen af.
Werkdruk in jouw team aanpakken?
In twee sessies van twee uur brengt je team de oorzaken in kaart en gaat het met een eigen plan aan de slag.